כיצד לטפל במכתבים חוזרים (Bounces)?

מכתבים חוזרים (Bounces) עלולים להפוך אתכם להיות מזוהים כ-  Spammers שולחי דואר זבל, ומכתביכם יחסמו בפעמים הבאות שתבצע שליחה, וזאת למרות שאינכם כאלו. בכתבה הבאה ריכזנו עבורכם מספר עצות שיעזרו לכם לטפל בבעיית המכתבים החוזרים.
מה הן הודעות חוזרות?
הודעות חוזרות הידועות בשם המקצועי Bounces, הן למעשה הודעות שמעולם לא הגיעו אל יעדן במסגרת הפצת דיוור אלקטרוני ממגוון סיבות. במקרים אלו, שרת הדואר שהיה אמור לקבל את ההודעה, או לחילופין, שרת מתווך שתקפידו לווסת ולהעביר את הודעות הדואר, שולח בחזרה הודעה אודות אי הצלחת הפעולה. תופעה זו מתרחשת ממגוון נרחב של סיבות, כאשר אפשר לחלק את האפשרויות ל-3 סיבות עיקריות:
  1. הודעות דואר חוזרות בגלל סיבות זמניות ובעיקר טכניות, כגון: שרת לא פעיל או לא זמין (באופן זמני), תיבות דואר מלאות וכדומה.
  2. הודעות דואר חוזרות מסיבה קבועה, כגון: כתובת הדואר איננה קיימת, שגיאת מערכת בדבר רישום כתובת המייל, כתובת מייל שאיננה נרשמה בצורה מדויקת וכו. 
  3. הודעות חוזרות בגלל זיהוי המערכת כמקור להפצת "דואר זבל".
חשיבות הטיפול במכתבים חוזרים:
טיפול עקבי בהפעלת מערכות דיוור אלקטרוני הוא חלק בלתי נפרד מהצלחת פעולת הדיוור וההיענות החוזרת מצד הנמענים. כמו כן, טיפול מיידי בהודעות החוזרות אליכן (על פי שיוך ההודעה לקטגוריה אליה היא משתייכת) מפחית את הסיכוי ששרתי הדואר הקיימים "יזהו" אתכם כ"ספאמרים" (מפיצי דואר זבל).
שרתי הדואר השונים עוקבים אחר כל פעילות של חברות העוסקות בתחום הדיוור האלקטרוני, ויודעות לשייך את כתובת המפיץ ולהתאימה לקטגוריות הפצה שונות.
כיצד ניתן לטפל במכתבים חוזרים?
על מנת ליהנות מכל היתרונות של פעולות הדיוור האלקטרוניות, יהיה עליכם לעקוב באופן מתמשך אחר כלל כתובות הדואר אליהן אתם מקפידים לשלוח דיוורים שונים מעת לעת, גם לאותן כתובות שאין עימם בעיה של הודעה חוזרת.
עיקר ההתעסקות שלכם אמורה לפעול במסגרת הודעות דואר חוזרות מסיבות זמניות (כפי המופיע לעיל). התמקדות בהודעות אלו תאפשר לכם לעדכן רשימות תפוצה באופן האפקטיבי ביותר, וכמו כן, תאפשר לכם לבצע שליחה חוזרת לאותן כתובות שלא צלחו את הדיוור הראשוני מסיבה טכנית.
כמו כן, חשוב להקפיד ולבחון את מספר הפעמים שמכתבים חוזרים הגיעו אליכם מאותה כתובת. פעולה זו תאפשר לכם להוציא את הכתובת הלא מעודכנת או הלא קיימת ממאגר רשימת התפוצה, ובכך למעשה תהפוך את הרשימה שברשותכם לרלוונטית ואפקטיבית יותר בעתיד.
פעולות דיוור אלקטרוני הם למעשה אפיק הפרסומי והשיווקי הנוח והזמין ביותר עבור כל אחד ואחת מאיתנו, אבל הוא חייב להתבצע במסגרת ידע מקצועי נרחב ואיכותי, וזאת על מנת לא להיות משויכים לאותם "ספאמרים" ששרתי הדואר השונים חוסמים את אפשרויות הדיוור שלהם.
זכרו: פעולת דיוור מוצלחת היא פעולה המתקיימת לאורך זמן על בסיס רשימות תפוצה איכותיות ורלוונטיות!
???????   Portugu?s