טיפול בכתובות מייל חסומות או דואר אלקטרוני חוזר

פעולת הדיוור האלקטרוני היא אומנם פעולה הזמינה עבור כל אחד ואחת מכם, אך היא בהחלט דורשת מיומנויות מקצועיות ותכנון מקצועי בהכנתה, שליחתה, ואף טיפול ומעקב שוטף אחר תוצאותיה. אחד הדברים המאכזבים ביותר בתחום הפעלת מערכות דיוור אלקטרוני הוא להשקיע מאמץ ומחשבה מרובה בתכנון הדוא"ל היוצא מטעמכם, ובסופו של דבר לגלות שהוא איננו הגיע לחלק נכבד מהנמענים אליהם שלחתם אותו.
כיצד ניתן לטפל בכתובות מייל חסומות או בהודעות דואר אלקטרוני חוזר, על כך בשורות שלפניכם:
מהי הודעת דוא"ל חוזרת?
הודעות חוזרות ידועות בשם המקצועי Bounces, והן למעשה הודעות שמעולם לא הגיעו אל יעדן במסגרת הפצת דיוור אלקטרוני ממגוון סיבות. במקרים אלו, שרת הדואר שהיה אמור לקבל את ההודעה, או לחילופין, שרת מתווך שתקפידו לווסת ולהעביר את הודעות הדואר, שולח בחזרה הודעה אודות אי הצלחת הפעולה. תופעה זו מתרחשת ממגוון נרחב של סיבות, ולהלן שתי הסיבות המרכזיות לכך:
  1. הודעות דואר חוזרות בגלל סיבות זמניות ובעיקר טכניות, כגון: שרת לא פעיל או לא זמין (באופן זמני), תיבות דואר מלאות וכדומה.
  2. הודעות דואר חוזרות מסיבה קבועה, כגון: כתובת הדואר איננה קיימת, שגיאת מערכת בדבר רישום כתובת המייל, כתובת מייל שאיננה נרשמה בצורה מדויקת וכו.
מה ניתן לעשות על מנת לטפל בהודעות החוזרות?
ראשית יהיה עליכם לעקוב באופן מתמשך אחר כלל כתובות הדואר אליהן אתם מקפידים לשלוח דיוורים שונים מעת לעת. דבר שני שניתן לעשות הוא להקפיד ולבחון את מספר הפעמים שמכתבים חוזרים הגיעו אליכם מאותה כתובת. פעולה זו תאפשר לכם להוציא את הכתובת הלא מעודכנת או הלא קיימת ממאגר רשימת התפוצה.
כיום, עומדות לרשותכם מספר מערכות חכמות להפעלת דיוור אלקטרוני, היודעות לטפל בנושא ההודעות החוזרות באופן אוטומאטי על פי הגדרות שונות אותן אתם מזינים בתוך המערכת. מערכות אלו מתוכננות לשלוח את ההודעה לאותן כתובות דואר "חוזרים", ובכך לאבחן את אופי תיבת הדואר (לא פעילה, תיבה מלאה, שגיאת ברישום הכתובת וכו), לאחר מספר חזרות מאותה כתובת דואר (לאורך זמן), המערכת מקפידה להוציא את הכתובת הנ"ל מרשימת התפוצה לצמיתות, או לחילופין, עד להגדרתה מחדש במערכת.
חוסר טיפול בכתובות מייל חסומות או בהודעות חוזרות עלול להוביל למצב ששרתי הדואר "יזהו" אתכם בטעות כ"ספאמרים" (מפיצי דואר זבל), ואף יחסמו אתכם מניסיונות שליחה עתידיים. התמקדות בהודעות אלו תאפשר לכם לעדכן רשימות תפוצה באופן האפקטיבי ביותר, וכמו כן, תאפשר לכם לבצע שליחה חוזרת לאותן כתובות שלא צלחו את הדיוור הראשוני מסיבה טכנית.
הפצת דברי דוא"ל היא ללא פעולה שיווקית אפקטיבית ומוצלחת, וזאת במידה ומבצעים אותה במסגרת שוטפת, רלוונטית ועניינית לאורך זמן. הזמינות של מערכות הדיוור מאפשרות לכל אחד ואחת מכם ליהנות מכל היתרונות הטמונים במערכות השונות לצורך העניין.
???????   Portugu?s